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- Job #: req6979
- Organisation: Banque mondiale
- Secteur: Administration / Support Office
- Qualité: GA Term
- Durée: 3 ans 0 mois
- Type de recrutement: Recrutement local
- Lieu: Bujumbura, Burundi
- Langue (s) requise (s): français
- Langue (s) préférée (s): anglais
- Datede Clôture: 30/04/2020 à 23h59 UTC
Description
Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine? Travailler à la Banque mondiale vous offre une occasion unique d'aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. La Banque mondiale se compose de deux entités - la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) et l'Association internationale de développement (IDA). Il s'agit d'une coopérative mondiale de développement détenue par 189 pays membres. En tant que plus grande banque de développement au monde, la Banque mondiale fournit des prêts, des garanties, des produits de gestion des risques et des services de conseil aux pays à revenu intermédiaire et à faible revenu solvables, et coordonne les réponses aux défis régionaux et mondiaux. Visitez www.worldbank.org.
Le bureau de pays du Burundi recherche un assistant de bureau qualifié. Les fonctions principales incluent mais ne sont pas limitées à:
Fonctions et responsabilités:
- Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle.
- Fournir des informations générales concernant la Banque et répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes de routine des clients et des membres du public conformément aux politiques et aux directives de gestion de la Banque.
- Renvoyer les demandes d'informations et autres demandes ou plaintes non routinières, sensibles et / ou complexes au personnel concerné.
- Assurer la distribution en temps opportun de tous les courriers entrants et sortants conformément aux procédures dirigées.
- Aider le personnel ACS dans la planification des véhicules de bureau. par exemple. transferts aéroport, dans la ville, transport officiel du personnel, livraison par courrier et visites sur le terrain.
- Tenir à jour les répertoires internes et externes.
- Faire circuler et mettre à jour le calendrier du conseil d'entrée et de sortie quotidiennement ou au besoin pour garder une trace appropriée du personnel entrant / sortant du bureau et des missions de visite dans les villes ou sur le terrain
- Gérez le personnel et les clés électroniques des missions en visite, assurez-vous qu'elles sont retournées après la mission et assurez-vous que le système de contrôle d'accès est mis à jour en conséquence.
- Rencontrer, accueillir et voir les invités VIP à l'aéroport et les aider avec les formalités d'immigration si nécessaire.
- Aider à la préparation et à la planification des événements organisés par les bureaux de pays, qui incluent mais ne se limitent pas aux conférences, ateliers et retraites.
- Soutenir l'équipe de gestion des ressources dans le traitement des demandes d'achat, des contrats des cabinets de conseil et des bons de commande via le portail d'administration
- Maintenir une communication régulière avec les services de support travaillant sur les transactions pour le bureau du Burundi en termes de création de feuilles de saisie des services et de publication des factures et assurer la liaison avec le fournisseur de paiement mondial pour tous les virements internationaux et les alerter en cas de problème ou de retard de paiement
- Assurez-vous que les biens / services fournis au bureau sont conformes au bon de commande et avertissez le superviseur de toute prestation de services de qualité inférieure.
- Vérifier les factures des prestataires de services avant de les envoyer au personnel de l'unité de gestion des ressources pour un traitement ultérieur
- Assurer une gestion adéquate de la petite caisse
- Participer à la vérification et au rapprochement annuels de l'inventaire des actifs physiques avec les enregistrements SAP
- Préparer les documents requis pour le dédouanement personnalisé de diverses fournitures de bureau, matériel et équipement envoyés au bureau de pays.
- Soutenir le personnel recruté sur le plan international (IRS) dans le traitement des visas, des permis de séjour, des permis de travail et dans la gestion des autres problèmes de réinstallation conformément au Global Mobility Framework
- Assister l'équipe de gestion des ressources dans le travail de secrétariat et toute autre tâche administrative.
Les critères de sélection
- De préférence, un diplôme en administration des affaires, en secrétariat, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe / autre qualification pertinente.
- Au moins 2 ans d'expérience pertinente directe dans une grande organisation internationale ou de service ou dans le secteur privé.
- Capacité à communiquer efficacement par écrit et oralement en français et en anglais. Le français est requis et l'anglais est essentiel.
- Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, et capacité d'interagir avec tact avec des personnes à tous les niveaux.
- Démontrer un esprit d'équipe et une forte volonté de contribuer activement aux objectifs de la Banque.
La pauvreté n'a pas de frontières, ni l'excellence. Nous réussissons en raison de nos différences et nous recherchons continuellement des personnes qualifiées avec des antécédents divers du monde entier.
